Itinéraire d'un hacker raté

L'histoire d'un jedi qui passe du côté obscur de l'enseignement !

De nombreux journaux promettent la mort du courrier électronique : trop nombreux, trop lourd, mal utilisé… tout le monde recherche la solution alternative !

Et si la réponse n’était pas un problème de technologie mais d’usage ?
Je vois trop souvent des courriers mal rédigés, qui finissent par encombrer la messagerie et devenir un poids mort. La faute en incombe donc souvent à l’émetteur !

Oui, réjouissez-vous, si votre boite déborde, ce n’est pas forcément votre faute… Cependant, vous êtes peut-être à l’origine du débordement de celle des autres !!!

Voici les 7 étapes cruciales de l’usage de la messagerie électronique :

  1. 7 etapes du courrielChoisir d’écrire un courrier : il faut que le motif soit nécessaire ! le sujet doit nécessiter une réflexion et une action de la part des destinataires.
  2. L’objet est le résumé du contenu : comme le titre d’un film, il doit susciter la compréhension du contenu et permettre au lecteur de décider ou non de traiter ce courrier. Cependant, il peut aussi donner des indications sur le contenu avec un mot-clé encadré en début de l’objet.
    Par exemple, un message urgent donnera [Urgent] facturation avant fin décembre.
    Un autre exemple, pour une information : [Info] verrouillez vos sessions avant de partir en réunion.
  3. Il existe 3 sortes de destinataires : ceux qui doivent lire et agir (champ À ou Pour), ceux qui doivent connaître l’information mais n’ont aucune obligation d’action (champ Cc pour « Copie Carbone », du temps ou… bon rien, on ne va pas parler de la disposition des touches des claviers de PC non-plus… :) ) et enfin, les destinataires cachés (champ CCi). Ces derniers ne sont pas légitimes et cette communication s’apparente plus à de la délation. Le seul cas utile et pour informer plusieurs personnes en même temps, sans que celles-ci ne voient les autres destinataires : dans ce cas, il est d’usage que le destinataire principal soit rempli avec le nom de l’émetteur.
  4. Le contenu ne doit porter que sur un seul sujet important, ou bien trois points énoncés brièvement. En effet, traiter plus d’informations dans un seul courrier présente le risque que les destinataires ne répondent que partiellement aux questions.
  5. La formule de politesse est bien plus légère que dans les courriers papiers : la correspondance se veut rapide… mais ne négligez pas la formule finale ! un « Cdt » pour signifier cordialement est à bannir (personnellement, je reçois ça comme un irrespect et une fainéantise : c’est inadmissible, d’autant qu’avec une signature automatique, vous pouvez l’inclure entièrement dedans). En anglais, l’usage est « Best regards » ou simplement « regards ». On peut aussi utiliser amicalement, amitiés, sincèrement… bref, vous avez l’embarras du choix !
  6. Attention, avant de cliquer sur envoyer, avez-vous vérifié s’il ne restait pas de fautes ? avez-vous joins les documents utiles ? n’oubliez pas que beaucoup de messagerie limitent la taille de réception d’un courrier à 5 Mo (pensez à « zipper » vos fichiers ou bien utiliser un lien vers un cloud).
  7. Envoyer… éventuellement, demandez un accusé-réception pour les courriers importants pour lesquels vous souhaitez connaître l’heure de lecture (pas forcément de réaction). Attention : vos destinataires peuvent lire rapidement mais traiter dans le temps de leur choix, si c’est vraiment urgent, envoyez votre courrier puis téléphonez dans les 10 minutes après ! en effet, il est inutile de décrire votre projet au téléphone, le destinataire n’étant pas votre secrétaire, il est plus efficace qu’il puisse consulter le dossier que vous lui aurez envoyé !

Voilà, vous êtes le roi du courrier électronique : si chacun d’entre-nous fait de même, la messagerie électronique restera d’une grande utilité pendant plusieurs années encore :)

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